ระบบ
หมายถึง การนำปัจจัยต่างๆ อันได้แก่ คน (People) ทรัพยากร (Resource) แนวคิด (Concept) และกระบวนการ (Process) มาผสมผสานการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ได้วางแผนไว้ โดยภายในระบบอาจประกอบไปด้วยระบบย่อย (Subsystem) ต่างๆ ที่ต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน
วิธีการเชิงระบบ
( System Approach ) การดำรงชีวิตของมนุษย์ ถ้าหากพิจารณาแล้วจะเห็นว่าทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบเกือบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นปรากฎการณ์ของธรรมชาติหรือการทำงานของมนุษย์เองก็ตาม มนุษย์เรายังไม่มีการเรียนรู้ว่าสิ่งเหล่านี้คือ ระบบ
และได้นำมาศึกษาอย่างละเอียดลึกซึ้งเพิ่มขึ้น จึงเกิดเป็นทฤษฎีระบบ
( System ) จนได้มีการสังเกตและรวบรวมจัดเป็นหมวดหมู่ ( System theory ) ซึ่งหมายถึง การพิจารณาปรากฎการณ์ต่างๆทั้งระบบ เพื่อจะได้เห็นความสำคัญและลักษณะขององค์ประกอบต่างๆที่สัมพันธ์กันเป็นหนึ่งเดียว บทความนี้กล่าวถึงเฉพาะวิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ ( System Approach ) ความเป็นมาของวิธีการเชิงระบบ
กลุ่มนักคิด นักทฤษฎีรวมทั้งนักปฎิบัติที่สนใจแนวคิดทฤษฎีระบบ เข้ามามีบทบาทในการพัฒนาสร้างเสริมองค์ความรู้เกี่ยวกับองค์การและการบริหาร ต่างมีความเชื่อมั่นว่าจะส่งผลให้องค์การตามแนวทางแห่งองค์ความรู้ในมิติใหม่สามารถดำเนินกิจการได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสม่ำ
เสมอ แม้สภาพแวดล้อมจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็ตาม
Scot ( 1967 : 122 )
เป็นผู้นำแนวคิดและทฤษฎีระบบเข้ามามีบทบาทกำหนดแนวคิด ทฤษฎี หลักการและเทคนิคต่างๆเกี่ยวกับองค์การและการบริหารในช่วงปลายคริสต์ศวรรษที่ 20 ได้เน้นให้มององค์การในสภาพที่เป็นระบบ Chester Barnard
ผู้เขียนหนังสือด้านการบริหารงาน โดยใช้วิธีการเชิงระบบ ขณะเดียวกัน Herbert simon ผู้ซึ่งมององค์การในสภาพที่เป็นระบบที่มีการตัดสินใจต่างๆ ความสับสน ความซับซ้อนภายใน เขาพยายามศึกษาค้นคว้า หาแนวทางนำความรู้ใหม่ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เป็นรากฐานกำหนดทฤษฎีองค์การ ความรู้ใหม่ที่เขาสนใจคือ วิธีการเชิงระบบนั่นเอง สำหรับ Churchman และคณะ สนใจและสนับสนุนให้ใช้วิธีการเชิงระบบ ในการศึกษาวิเคราะห์ข้อแก้ปัญหาเกี่ยวกับการดำเนินงาน ( อ้างใน Kast and Rosensweig , 1985 : 109 ) เขาเป็นคนแรกที่นำการวิจัยดำเนินงานมาใช้ในระยะแรก เขาได้ใช้วิธีทางคณิตศาสตร์มาวิเคราะห์องค์การทางการทหารในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 1 และในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 ก็เริ่มใช้ในการปัญหาการดำเนินงาน ซึ่งจะเห็นว่าเป็นการใช้แนวทางวิธีการเชิงระบบนั่นเอง ( Bowditch ,1973 : 16-17) ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบ
ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบสามารถสรุปได้
1.
มีความสำคัญในฐานะที่เป็นวิธีคิดที่สามารถจัดการกับปัญหาที่มีความยุ่งยากซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ 2.
มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือส่งเสริมวิธีคิดของบุคคลทั่วไป
3.
มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับพัฒนาองค์ความรู้ในศาสตร์สาขาแขนงต่างๆทั้งวิทยาศาสตร์
4.
มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารงานในองค์การหรือหน่วยงานด้านการวางแผน นโยบายและอื่นๆ ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบมีขั้นตอนที่สำคัญเพื่อในการศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับการบริหารและการแก้ปัญหา จึงขอนำขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษา
วิธีการเชิงระบบ การแก้ปัญหาทั่วไป
1.
ทำความเข้าใจปัญหา 1. ระบุปัญหา/โอกาสในเชิงบริบทของระบบ 2.
3. ระบุทางแก้/ทางเลือกในการแก้ปัญหา
รวบรวมข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาและโอกาส พัฒนาทางเลือก 4.
ประเมินในแต่ละทางเลือก 5.
เลือกทางแก้ที่ดีที่สุด 6 .ปฎิบัติการตามทางแก้ที่เลือกไว้ 7.
ทางเลือก
ตัวอย่าง
การนำวิธีการเชิงระบบไปใช้ในกองทัพเรือแคนาดา ( Romiszowski, 1970 : 34-36 ) กองทัพเรือแคนาดา ได้จัดทำโครงการอบรมขึ้นในกองทัพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีฐานความคิดว่า การจัดอบรมควรต้องเกิดจากความต้องการของผู้เข้ารับการอบรม วิธีการอบรมต้องใหม่ๆ มีเทคนิคใหม่ แต่ไม่ทราบว่านักบินหรือลูกเรือของเขาต้องการพัฒนาในเรื่องใด จึงมีการนำวิธีการเชิงระบบมาใช้ โดยมีหลักการดังนี้ 1) รวบรวมข้อมูล 2) การตัดสินใจสั่งการ 3) การบันทึกรายงานเพื่อการติดต่อสื่อสาร 4) ประเมินการฝึกอบรม
ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตาม ซึ่งการกำหนดความต้องการและเกณฑ์ในการตัดสินใจในการฝึกอบรม ต้องมีการดำเนินการ
8 ขั้นตอนคือ 1.
กำหนดความต้องการปฎิบัติงาน ( Operational requirment ) โดยการวิเคราะห์งาน 2.
กำหนดทักษะความรู้ และ คุณลักษณะของผู้เข้ารับการอบรม 3.
4.
กำหนดวัถตุประสงค์ของการจัดอบรม โดยเน้นที่การปฎิบัติของผู้เข้ารับการอบรม ในการที่จะนำผลการอบรมไปใช้ให้เป็นมาตรฐาน กำหนดเกณฑ์วัด เพื่อตรวจสอบความสามารถของผู้เข้ารับการอบรม ว่า บรรลุตามวัตถุประสงค์หรือไม่ 5.
สังเคราะห์การออกแบบฝึกอบรมจากเอกสารและวิธีการต่างๆรวมทั้งการพัฒนาเครื่องมือที่ใช้ในการโครงการฝึกอบรม 6.
7. ประเมินประสิทธิผลของการฝึกอบรม โดยนำเสนอข้อมูลทางสถิติ
นำโครงการไปใช้ในการตัดสินใจจัดฝึกอบรม 8.
นำผลการประเมินมาตรวจสอบเพื่อหาจุดบกพร่อง เช่น อาจต้องมีการปรับปรุงวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมใหม่ นั่นก็คือ Feedback นั่นเอง บทสรุป
การศึกษาวิธีการเชิงระบบ เป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารงานในองค์การประเภทต่างๆ โดยที่พิจารณาการบริหารในลักษณะองค์รวมที่มีเป้าหมาย กระบวนการ ระบบย่อย และองค์ประกอบต่างๆที่มีปฎิสัมพันธ์กัน มีการปฎิบัติงาน แลกเปลี่ยนข่าวสาร เพื่อบรรลุเป้าหมายทางการบริหาร ประโยชน์จากการใช้วิธีการเชิงระบบคือ วิธีการนี้จะเป็นการประกันว่า การดำเนินงานจะดำเนินต่อไปตามขั้นตอนที่วางไว้ โดยช่วยให้การทำงานตามระบบบรรลุตามเป้าหมาย โดยใช้เวลา งบประมาณและบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด แบบจำลองระบบจะช่วยป้องกัน การลงทุนที่ไม่จำเป็นได้มาก แนวคิดวิธีการเชิงระบบเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะมีบทบาทในการสร้างสรรค์งานและแก้ปํญหาในองค์การได้เป็นอย่างดีและมีการพัฒนาวิธีการคิดนี้ในการแก้ปัญหาที่หลากหลายแต่ขั้นตอนหลักๆจะไม่แตกต่างกันมากนัก